少子高齢化による労働人口の減少が社会的な問題となるなか、生成AIサービスの活用による業務効率化は、事業継続のカギを握る存在といえます。この記事では、実務における具体的な活用方法から導入時の注意点まで、実践的な情報を詳しく解説します。生成AIの活用方法を始め、WEB広告やWEB施策全般を学べる法人eラーニングサービス「Ms Skill Campus」がおすすめです。

AIの仕事での活用が進んでいる

近年、AI技術は急速な発達を遂げ、ビジネスの多様な場面で実用化されています。企業のDX推進や深刻化する人手不足の解消に大きく貢献しており、今後さらに活用領域が拡大していく見込みです。特に文章生成や画像作成、データ分析といった分野では、従来数時間かかっていた作業を数分で完了させる事例も見られます。

世界的にもAI普及のスピードは目覚ましく、グローバル市場で競争力を維持するためにも、生成AIサービスの仕事への活用は欠かせません。

 

AIの仕事での活用方法

生成AIサービスを業務に取り入れる方法は多岐にわたります。市場調査や資料・コンテンツ作成、多言語対応、スケジュール管理などさまざまな用途にAIが活用できます。

市場調査

生成AIサービスは膨大なデータから需要動向や市場トレンドを分析し、将来予測を行えます。競合分析や消費者行動の把握が短時間で完了するため、効果的な経営戦略の立案が実現します。

分析結果に基づいた新商品の企画開発や既存サービスの改善提案も、データドリブンで進めることが可能です。また、マーケティング分析から得られた顧客インサイトを活用すれば、ターゲット層に最適化された広告運用も行えるようになります。

資料作成

生成AIサービスの活用によって、指定したテーマに沿った報告書やプレゼンテーション資料を短時間で作成できます。

従来は情報収集からデータの集計・入力、文章化まで多くの工数を要していました。データの分析から、トレンド・予測を反映した資料の作成までをAIでまとめて行うことで、これらの作業に必要な時間や労力を軽減できます。また、会議中の発言を音声認識で議事録化する機能も備えているため、記録作業からも解放されます。

文書・記事作成

生成AIサービスは、オウンドメディアやブログ向けの記事を指定したテーマやトーンで執筆できます。これにより、社内に専門のライターを配置していない企業でも、質の高いコンテンツを内製化できるようになります。

メールマガジンの文面作成やSNS投稿用のテキスト生成にも対応しており、複数のチャネルで統一感のある情報発信が可能です。キーワードや文字数の指定も柔軟に行えるため、SEO対策を意識した記事制作や、ターゲット層に合わせた表現の調整も効率的に行えます。

翻訳・多言語への対応

生成AIサービスを活用することで、海外のレポートや専門文献を正確な日本語に翻訳できます。これにより、グローバルな情報収集が実現します。英語だけでなく中国語や韓国語、フランス語など多様な言語に対応している点も強みです。

日本語で作成した社内資料やプレゼンテーション素材を各国の言語へ変換する際も、専門用語や文脈を考慮した自然な翻訳が得られます。音声をリアルタイムで翻訳する機能もあるため、海外出張や国際会議においても、言語の壁を感じずにコミュニケーションできます。

スケジュール・タスク管理

生成AIサービスで日々のスケジュールやタスクの管理を効率化することで、業務の抜け漏れを防げます。

ChatGPTやGeminiはGoogleカレンダーとの連携機能を備えており、予定の自動登録や変更通知が行えます。業務の緊急度や重要度を分析して優先順位を判断し、その日に取り組むべき作業内容を整理してくれるため、計画的な業務遂行が可能です。チーム全体のスケジュールを一元管理すれば、メンバーの空き時間を瞬時に把握できるため、会議日程の調整や共同作業の予定設定もスムーズに進められます。

仕事で活用できるおすすめのAI比較表

AIツールにはさまざまな種類があります。それぞれの特徴や得意分野を把握することで、自社のニーズに最適なツールの選択が可能です。

仕事で活用できるおすすめのAI比較表

AIツール	特徴	無料版	おすすめの用途
ChatGPT	● 自然な対話能力を持つ ● 応答の精度が高い ● 長文作成が得意	あり	● 質問応答 ● 資料・記事作成 ● 文章作成
Google Gemini	● Googleサービスと連携できる ● 複数データの生成が可能	あり	● 情報収集 ● 文章・記事作成 ● スケジュール管理
Perplexity	● 複数の検索エンジンから調査 ● 出典付きでの情報収集が可能	あり	● 情報収集 ● 市場調査 ● 質問応答
Microsoft Copilot	● Office製品と連携できる ● 日常業務の効率化に強い	あり	● スケジュール管理 ● リアルタイム検索 ● 画像認識

自社が抱える課題や改善したい業務プロセスを洗い出したうえで、それに合ったAIツールを選択することが欠かせません。複数のツールを併用し、それぞれの強みを活かす方法も有効です。

AIを仕事で活用するメリット

生成AIサービスを業務に導入すると、業務効率化やコスト削減、人手不足の解消などが期待できます。また、企業全体における生産性の向上も図れます。

業務を効率化できる

生成AIサービス導入の最も顕著なメリットは、業務プロセスの効率化です。従来は人が手作業で行っていたデータ入力や文書作成、情報収集といった定型業務にかかる時間を、大幅に削減できます。

また、AIが定型業務を担当することで、従業員は戦略立案や顧客対応など人間ならではの価値を生み出す業務に多くの時間を割けるようになります。人間とAIが適切に役割分担する協働体制を構築することで、業務効率化と従業員の働きがいの両立が可能です。

コストを削減できる

生成AIサービスの活用により、定型業務に充てていた人件費の削減が図れます。無料版のサービスを利用する場合、追加の費用負担なく定型業務を効率化できます。有料版でも、月額数千円程度のサブスクリプション費用で人件費の大幅な圧縮が可能です。

人件費に加えて、人材採用や育成にかかる費用の削減も期待できます。また、外部委託していた翻訳業務やライティング業務を内製化すれば、アウトソーシングコストの削減にもつながります。

人手不足を解消できる

生成AIサービスの活用は、人手不足への有効な対策といえます。現在、多くの業界で人材確保が困難な状況です。少子高齢化に加えて、働き方の多様化やライフスタイルの変化などの要因により、必要な人員を確保しにくくなっています。

定型業務や時間のかかる作業を生成AIサービスに任せることで、従業員は顧客折衝や企画立案といった高度な業務に集中できます。これにより、限られた人材でも業務を回せる体制が構築でき、人手不足の影響を抑えることが可能です。

生産性が向上する

生成AIサービスの活用は、単なる業務効率化にとどまらず、多面的に生産性を高めます。AIが提示する多様な選択肢や切り口から、従来の発想にはなかった新しいアイデアが生まれるケースも増えています。

また、人手不足が解消されて職場環境が安定すれば、社員は過度な業務負担から解放され、集中力を保ちながら本来の能力を発揮することが可能です。さらに、AIによる文書作成や資料のフォーマット統一で、社内での確認作業や修正指示が減り、成果物の完成までのサイクルが短縮されます。これらの相乗効果により、組織全体の生産性が向上していきます。

 

AIを導入する際のポイント

生成AIサービスを業務で活用する際は、ハルシネーションや権利侵害、情報漏えいなどのリスクを避けるためのルールづくりが欠かせません。また、AIを効率的に活用できる人材の育成も必要です。

AIのハルシネーションリスクを理解しておく

AIの業務活用においては、事実と異なる情報が生成されてしまう「ハルシネーション」のリスクを理解する必要があります。

間違った情報や嘘の情報は、企業の信頼に大きくかかわります。AIが生成した情報を鵜呑みにせず、公式サイトや信頼できる情報源で裏付けを取る体制を構築しておくことが欠かせません。特に統計データや専門的な情報、最新の出来事については、回答内容の正確性を必ず確認するようにしましょう。

著作権・肖像権に関するチェックを欠かさない

AIを業務活用する際は、著作権・肖像権に関するチェックが必要です。
生成AIサービスの学習データには、インターネット上に公開されている膨大な情報が含まれています。そのため、生成された文章や画像が、既存の著作物や他者の肖像権を侵害している可能性を考慮する必要があります。

特に商業利用する場合は、生成物が第三者の権利を侵害していないか入念に確認することが欠かせません。類似する既存コンテンツの有無を検索エンジンや画像検索で調査し、疑わしい場合は使用を控える判断も求められます。

社内の機密情報や個人情報は慎重に取り扱う

社内の機密情報や個人情報は、AIの活用時にも慎重に取り扱う必要があります。機密情報や個人情報をプロンプトとして入力すると、AIの学習データとして利用されるリスクが生じます。一度学習されてしまうと、他のユーザーへの回答に含まれてしまい、情報漏えいにつながる可能性も否定できません。

こうしたリスクを防ぐには、入力してはいけない情報の種類を社内で周知徹底することが重要です。また、多くのサービスでは学習をオフにするオプトアウト機能が用意されているため、業務利用する際は必ず有効化しておきましょう。

社内ルールを徹底する

生成AIサービスを業務で活用するには、社内ルールを徹底し、組織全体でITリテラシーを高める取り組みが必要です。

従業員のスキルレベルにばらつきがあると、誤った使い方や情報漏洩につながる恐れがあります。利用範囲や禁止事項を明文化した使用規程を整備し、全社員に対して定期的な研修を実施することが重要です。明確なガイドラインと継続的な教育により、安全かつ効率的なAI活用が実現し、組織全体の生産性向上につながります。

AIを活用できる人材を育成する

生成AIサービスの効果を最大限に引き出すには、ツールを適切に使いこなせる人材の育成が欠かせません。

生成AIで期待した成果を得るには、プロンプトの作り方や業務への応用方法への理解が求められます。集合研修では時間や場所の制約が生じるため、各自のペースで繰り返し視聴できるeラーニング形式がおすすめです。教材を選定する際は、以下のポイントを押さえておきましょう。

教材を選定する際のポイント
・初心者でも分かりやすいか
・業務の合間に受講できるか　など
体系的な学習機会を提供することで、組織全体のAI活用レベルが向上します。

まとめ

生成AIサービスは市場調査から資料作成、翻訳、スケジュール管理まで幅広い業務で活用できます。一方で、効果的な活用には、適切な人材育成が欠かせません。

AI活用の人材育成は「Ms skill campus」におまかせください。業務で活用できるAIに関する学習を基礎から進められるeラーニングサービスとなっており、ChatGPTやGemini、Perplexityなど主要なAIツールの活用方法を体系的に習得できます。800以上の講座をいつでもどこでも視聴できる環境で、組織のAI人材育成を支援いたします。