広告コラム

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広報担当者がついやってしまいがちな失敗とは?

広報活動により、記者に自社を取材してもらおうと考えている企業は数多くいます。広報活動をするなら、まずニュースリリース(プレスリリース)をあらかじめ作成する必要があります。 ここで作成したニュースリリースが記者の人の目にとまれば晴れて取材してもらうことが可能ですが、実は多くの企業が些細な失敗やミスによってチャンスを逃してしまっているのが現状です。 そこで、「ニュースリリース時に起こりうる失敗・ミス」と「取材対応時に起こりうる失敗・ミス」という2つの場面に焦点を当て、広報活動を行う上で気をつけておくべきポイントをご紹介します。

ニュースリリース時に起こりうる失敗・ミス

記者の元には日々、数多くの企業からニュースリリースが送られてきます。当然ながらそれらをすべて取材していくのは不可能であるため、そのなかから記事になりそうな話題のみをピックアップして取材を行っていきます。 なおほとんどの記事はボツにされ、ボツにされた記事は日の目を見ずに捨てられてしまうことになります。そんな悲しい事態にならないために、しっかりポイントをおさえた上でニュースリリースを作成していかなくてはなりません。

・広告とは別物!記者目線になって作成する

大切なのは、その話題がニュースとしての価値があるかどうかを見極めること。つまり企業目線ではなく、記者目線になってその話題を見つめてみる必要があるということです。 記事を掲載させたいメディアをイメージし、そこで記事がどのように書かれるのかを具体的にイメージすれば、どういったニュースリリースを作成しなければならないのかがおのずと見えてくるでしょう。 またニュースリリースは広告とは違い、自社の集客率を上げるために作成するものではなく、メディアに自社を取り上げ取材してもらうという目的で作成するものです。そのため広告のように、自社がアピールしたい話題のみをただ詰め込んでいても意味がありません。 広報活動がうまくいかないと悩んでいるなら、一度自社が取り上げている話題にニュースとしての価値があるのか見直してみるとよいでしょう。

・読み手が理解できる文章かチェック

広報活動に利用される媒体のひとつとして挙げられる新聞ですが、これをよく見てみると「カタカナ」が使われている割合が少ないことが分かります。 これは、多くの人が理解できるような読みやすい文章を心がけて作成されているからなのです。そしてニュースリリースも同様に、より多くの人が理解しやすい文章を心がけることが非常に重要とされています。 ちなみに目安としては「中学2年生が理解できるレベル」となっており、業界で使われる用語や専門用語ばかり並べているニュースリリースは「読みづらい」と判断されボツにされる確率が高くなります。 ただ、話題の関係上どうしても専門用語が必要になる場合もあるかもしれません。その際は別ページに参考資料を加えておくのが望ましいでしょう。 それから具体的な言葉を選ぶことも大切で、「嬉しい」や「美しい」、「美味しい」など読み手によって判断が曖昧となる言葉も避けたほうが無難です。

・余裕を持って発信する

ニュースリリースの作成は、記事をメディアに発信したいタイミングに間に合うよう進めるのが基本です。作成したからといってすぐに発信できるわけではないので、タイミングに関しては慎重に考慮した上で決めなくてはなりません。 ですが、これまでに広報活動をしてこなかった企業の場合はそもそも自社をメディア側に認知してもらう必要があるため、情報をしっかり整理したニュースリリースをまめに発信するのがおすすめです。 少しずつ認知度が上がってきたらタイミングを見極めて、最も効果的なタイミングで発信します。なお自社の新製品をアピールするなら、発売から1ヶ月先を目安に発信するのがよいといわれています。

取材対応時に起こりうる失敗・ミス

作成したニュースリリースに対してメディアが興味を示してくれたものの、些細な失敗やミスですべて台無しになってしまう恐れがあります。 そこで重要になるポイントが、「取材依頼には早急に対応できる環境を整えること」と「取材では事実のみを話すこと」の2つです。 前者ができていない場合、せっかくのチャンスをほかの企業に取られてしまう可能性があります。たとえば取材依頼の連絡がきたときに広報担当者が外出しており、連絡し直したときにはすでにほかの企業に決まっていたというケースが挙げられます。 こういった失敗がないように、広報担当者なら広報業務のみ、広告担当者なら広告業務のみというように決めておくと安心です。 また、実際に取材となった際は、記者の興味を引こうと嘘偽りを話すようなことはやめましょう。記事になった内容と現状がまったく異なっていた場合、企業と記者ともに社会的な信用を失ってしまうかもしれません。 今後の事業展開に関しての計画などは伏せつつ、今後の動向などといった話せる範囲の情報を丁寧に提供することで記者との信頼関係を築くことが可能です。

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